Mit edudip next einen digitalen Elternabend organisieren

31.03.2021 | Tips & Tricks

Die Webinar- und Meeting-Software edudip next eignet sich in der aktuellen Situation nicht nur optimal, um die Kommunikation im Unternehmen aufrecht zu erhalten. Sie bietet zudem eine sichere und einfache Alternative für jegliche Veranstaltungen, die normalerweise in Präsenz-Form stattfinden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit edudip next Ihren ersten digitalen Elternabend gestalten können. Ob in großer Runde oder im Einzelgespräch, für die Schule oder den Kindergarten, nutzen Sie edudip next um Ihren nächsten Elternabend einfach und sicher online zu organisieren. 

Der Elternabend gehört zur unabdingbaren Elternarbeit in der Kinderkrippe, Kita und Schule. Ein digitaler Elterninformationsabend ist eine gute Gelegenheit, damit Erzieher, Lehrer und Eltern während der COVID19-Pandemie wieder ins Gespräch kommen. Planen Sie jetzt Ihren ersten Elterninformationsabend mit edudip next einfach und sicher online.

 

Digitaler Elternabend

 

Technik-Zubehör

Für eine optimale Präsentation benötigen Sie ein Mikrofon sowie eine Kamera, wenn Sie Ihr Videobild übertragen möchten. Falls Sie planen, die Screensharing-Funktion zu nutzen, bietet es sich an einen zweiten Monitor zu verwenden. Ein Headset ist besonders hilfreich, um bei aktivem Videostream störende Rückkopplungen zu vermeiden. Anwendungen, die Kamera und Mikro blockieren, sollten im Vorfeld geschlossen werden. Beachten Sie, dass Browser den Zugriff auf Kamera und Mikro standardmäßig blockieren, beheben Sie dies in Ihren Browser-Einstellungen.

Meeting-Raum oder Webinar-Raum?

Für Ihren Elternabend stehen Ihnen je nach Teilnehmeranzahl der Meeting-Raum oder Webinar-Raum von edudip next zur Verfügung.

Im Meeting-Raum haben bis zu 25 Teilnehmer die Möglichkeit Ihre Bildschirme freizugeben und sich mit Video und Audio übertragen zu lassen. Zur Vorbereitung eines Meetings bestimmen Sie zunächst eine individuelle URL für Ihren Meeting-Raum und optional ein Passwort. Nun haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer durch die Eingabe der jeweiligen E-Mail-Adresse zu Ihrem Elternabend einzuladen.

Die Teilnahme am Elternabend in Form eines Meetings erfolgt ohne vorherige Anmeldung. Der Meeting-Raum ist als offener Raum angelegt, der mit dem Freigabe-Link jederzeit betreten und verlassen werden kann. Die Teilnehmer müssen nur den Link (URL) des Meeting-Raumes und das optionale Kennwort eingeben, um auf die Veranstaltung zugreifen zu können.

 

Vorbereitung digitaler Elternabend

 

Der Webinar-Raum ermöglicht eine große Anzahl an Teilnehmern, die überwiegend als Zuschauer teilnehmen. Der Moderator kann die Bild- und Tonübertragung einzelner Teilnehmer aktivieren. Abhängig von Ihrem Abonnement können Sie bis zu 3 Co-Moderatoren und 10 Teilnehmer gleichzeitig aktivieren.

Die Teilnahme am Elternabend in Form eines Webinars erfolgt über ein Anmeldeformular. Teilnehmerinformationen wie E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname werden abgefragt. Die Teilnehmer-Kontakte kann der Organisator auch in Form einer Excel-Tabelle schnell und unkompliziert für die Veranstaltung importieren. Die Einladungen erfolgen direkt über edudip next.

Wie Sie Störungen vermeiden

Referenten, Co-Moderatoren und aktiven Teilnehmern wird empfohlen die Veranstaltung von Ihrem Desktop-PC aus durchzuführen. Für eine stabile Bild- und Tonübertragung ist eine Ethernet-Verbindung gegenüber WLAN vorzuziehen. Aber auch die restlichen Teilnehmer sollten Ihre technischen Voraussetzungen prüfen und Browser-Software sowie Betriebssystem aktualisieren. Da edudip next browserbasiert funktioniert, kann veraltete Software zu technischen Problemen führen. Eine Liste der unterstützten Browser finden Sie hier.

Eine langsame Internetverbindung kann ebenfalls zu Ausfällen bei der Ton- und Bildübertragung führen. In Webinaren ist eine Download-Geschwindigkeit von mindestens 16 Mbits/Sekunde und eine Upload-Geschwindigkeit von etwa 3-5 Mbits/Sekunde zu empfehlen. Wenn im Meeting bis zu 25 Videostreams gleichzeitig erfolgen, braucht jeder Teilnehmer eine Bandbreite von ca. 50Mbit/Sekunde für einen störungsfreien Empfang von Ton und Bild . Hat ein Teilnehmer nun eine langsame Internetverbindung, kann die Deaktivierung des Video-Streams die Tonübertragung erheblich verbessern.

Weitere Tipps & Tricks

Denken Sie daran, Teilnehmern, die sich über Ihre Landingpage zum Elternabend anmelden, über wichtige Inhalte und technische Voraussetzungen zu informieren, indem Sie in der Bestätigungs-E-Mail nochmals alle wichtigen Inhalte und Informationen zum Elternabend anhängen.

Sie sollten im Vorfeld die Aufzeichnungs-Funktion aktivieren, wenn Sie den Elternabend als Webinar aufnehmen und allen Teilnehmern im Nachgang zur Verfügung stellen möchten. Ist der Elternabend bereits gestartet, ist eine spontane Aufzeichnung im Webinar-Raum nicht mehr möglich. Der Meeting-Raum von edudip next bietet dagegen eine spontane Aufzeichnung an.

Wenn Sie die Anwesenheit während des Elternabends protokollieren möchten, empfehlen wir Ihnen den Webinar-Raum zu nutzen. Die Teilnehmerliste können Sie nach Ende des Events in der Webinar-Verwaltung unter „Letzte Anmeldungen“ exportieren. Die gespeicherte Liste enthält auch die Anwesenheitsdauer. Unter dem Menüpunkt „Webinar nachbereiten“ können Sie den Chatverlauf exportieren. Diese Funktionen stehen Ihnen bei Nutzung des Meeting-Raumes nicht zur Verfügung.

Wenn Sie mehrere Elternabende planen, bietet es sich an, eine Webinar-Reihe anzulegen. Somit müssen sich Teilnehmer nur einmal zur Veranstaltungsreihe registrieren. Über die Webinar-Verwaltung können Sie die maximale Zahl verfügbarer Teilnehmer-Plätze sowie eine Anmeldefrist für Teilnehmer festlegen. Setzen Sie dort auch fest, ob nur eingeladene Nutzer am Elternabend teilnehmen sollen oder alle, die den Webinar-Link erhalten.

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