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Webinar

Freier Schreibtisch - klar im Kopf (TEIL 1): In 5 Schritten eine teamfähige Dokumenten-Ordnung schaffen

In Management > Office

  • Ort: Live Online-Seminar
  • Preis: kostenlos
  • Anzahl Teilnehmer: maximal 500
  • Min. Teilnehmerzahl: 5
  • Anmeldefrist: 1 Tage vor Beginn
  • Video-Preis: 19,90 € inkl. MwSt.
  • Video-Dauer: 1 Stunde und 11 Minuten
  • Sprache: Deutsch
  • Ist mein Computer geeignet?

Dieses Webinar wurde 18 mal bewertet

Dies ist die Einstiegsveranstaltung einer 3-teiligen Webinar-Reihe, in der ich meine Erfahrungen bzgl. der Fragestellung teile, wie Teams mehr Transparenz im Dokumentenfluss und einen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen schaffen können.


HINTERGRUNDINFOS ZUR WEBINAR-REIHE:

Digitalisierung und Arbeitswelten 4.0, die Dynamisierung von Arbeitsabläufen und zunehmende Komplexität von Projekten - all das macht die Zusammenarbeit im Team immer wichtiger. Dies verlangt einerseits den Menschen eine hohe geistige Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit ab, andererseits sind klare und flexible Strukturen gefordert, in denen der Dokumentenfluss transparent ist, relevante Informationen stets verfügbar sind und Wissen geteilt werden kann.

Trotz Einführung digitaler Dokumenten-Management-Systeme und aller Aufrufe zum papierlosen Büro sinkt das Papiervolumen in vielen Unternehmen kaum. In unseren Büroetagen wird weiterhin viel Zeit und Mühe damit verschwendet, Informationen in verschiedenen Systemen zu erstellen, zu duplizieren und abzulegen, Unterlagen zu suchen, zu sichten, zu sortieren, zu verschieben. Von einer teamfähigen Ablage ist man weit entfernt.

Warum ist das so? - Bevor Neues entstehen kann, müssen oft erst die über Jahre gewachsenen Strukturen (zum Beispiel individualisierte Ordnungssysteme, Stapel- und Zettelwirtschaft, Niemandsländer mit großen, unüberschaubaren Aktenbeständen) sowie alte Gewohnheiten (zum Beispiel absicherungsmotiviertes Sammeln und Kopieren) aufgebrochen werden. Es geht also ums Loslassen, ums Hergeben, ums Teilen. Das funktioniert nur in einem "sicheren" Rahmen, durch systematisches Vorgehen und klare Regeln.

Beiden Aspekten, der Einbindung von Betroffenen und das Aufbrechen alter Strukturen, trägt eine Methode Rechnung, mit der in der Industrie schon interessante Erfolge erzielt wurden. Die Rede ist von "5S" (teilweise auch "5A" genannt). In der Büro- und Wissensarbeit ist diese Methode jedoch sehr behutsam und differenziert einzusetzen.

Schauen Sie sich auch meine YouTube-Videos zum Thema an: http://youtu.be/_pTqqZyB_2U sowie https://youtu.be/TiGaGOAvO0A.

In dieser dreiteiligen Webinar-Reihe erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten eine teamfähige Dokumenten-Ordnung schaffen und sowohl den Platzbedarf als auch den Aufwand drastisch reduzieren können. Das gilt für gemeinsam genutzte Unterlagen genauso wie für die individuelle Wiedervorlage, auf die ggf. im Vertretungsfall zugegriffen werden muss. Basis bildet hierbei die 5S-Methode, angepasst an diesen spezifischen Anwendungsbereich. Dazu gibt es viele Impulse, Beispiele und Tipps aus der Praxis. Ausgehend von den Schriftgutbeständen wird der Fokus im Webinar auf die Reduzierung von Papier sowie die Umsetzung eines teamfähigen, effizienten Dokumenten- und Workflowsystems für die verbleibenden Papierunterlagen gelegt. Elektronische / digitale Ablagesysteme werden im Hinblick auf Schnittstellen und die Durchgängigkeit der Ablagestrukturen behandelt. Insofern kann dieses Webinar eine gute Vorbereitung für eine geplante Neugestaltung von Büros und die Digitalisierung von Workflows sein.

INHALTE DIESES ERSTEN TEILS:

0. Einführung
- Anlässe und Ziele: Was uns zur Ordnung ruft.
- Bestandsaufnahme: Wie es in unseren Büroetagen aussieht.
- Die Potenziale: Welche Schätze wir durch ein unzureichendes Dokumentensystem vergeuden.
- Der Mythos: Warum wir auch im digitalen Zeitalter nicht ganz aufs Papier verzichten können.
- Der Anfang: Rahmen, Richtung und Sinn klären.
- Die 5S-Methode im Überblick

1. Schritt: Sortieren / Ausmisten - Unnötigen Ballast abwerfen.
- Warum Sie sich für diesen Schritt Zeit nehmen sollten
- Weshalb Sie diesen Schritt mit einem Team-Workshop starten sollten
- WAS soll aussortiert werden?
- WIE soll aussortiert werden?


Ausblick TEIL 2 (https://www.edudip.com/w/199646):
2. Schritt - Sichtbare Ordnung schaffen: Jedem Dokument seinen Platz geben.

Ausblick TEIL 3 (https://www.edudip.com/w/199652):
3. Schritt - Sauber halten: Das System frei von Ballast halten.
4. Schritt - Standardisieren: Regeln für die Dokumentenordnung vereinbaren.
5. Schritt - Sichern und weiterentwickeln: Wie Sie die erreichte Ordnung halten und kontinuierlich an die Prozesse anpassen.

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Folgende Zeitzonen haben wir als Vorschlag für Sie bestimmt:

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