Für jeden Bedarf das richtige Tool – Videokonferenz-Software im Überblick

Videokonferenz-Software erleichtert den Alltag innerhalb Unternehmen und spart Kosten und Ressourcen. Der Markt an verschiedenen Videokonferenzlösungen ist innerhalb der letzten Jahre nahezu explodiert, gut für Nutzer:innen, denn es gibt für jeden Bedarf das richtige Tool. Allerdings kann man zwischen Meeting-Software, Webinar-Software, hybriden Veranstaltungs-Tools und Videotelefonie schnell den Überblick verlieren. Zeit, einen genauen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten und Anwendungsgebiete zu werfen, um Ihnen dabei zu helfen, das richtige Tool für Ihren Bedarf zu finden.

1. Meeting-Software
2. Videotelefonie
3. Webinar-Software
4. All-in-One-Software

Überblick über Teilnehmer und Funktionen in einer Onlinekonferenz mit edudip

Meeting-Software – der Klassiker fürs Homeoffice

Spätestens seit der Homeoffice-Pflicht innerhalb der Corona-Pandemie hat wohl jeder schon mal an einem Online-Meeting teilgenommen.
Bei Meeting-Tools liegt der Fokus auf der Interaktion der Teilnehmer:innen. Meeting-Software hat den Zweck mehrere nahezu gleichberechtigte Teilnehmer innerhalb einer Konferenz miteinander zu vernetzen. Meetings sind ideal für interaktive Veranstaltungen, spontane Online-Absprachen oder das Daily Scrum. Dabei setzen Meeting-Tools vor allem auf 3 Bausteine: Videokonferenz, Live-Chat und die Möglichkeit der mobilen Nutzung. Weiter Funktionen wie Screensharing oder Zeichentools dienen als Unterstützung für ein erfolgreiches Meeting. Wer also ausschließlich auf der Suche nach einem simplen Tool ist mit dem man Meetings vom Büro in die digitale Welt verlegen kann, sollte sich für ein Meeting-Tool entscheiden.

Videotelefonie-Software – das visuelle Telefonat

Auf dem Markt der Videokonferenzsysteme hat die Videotelefonie den Anfang gemacht. Auch hier sind Konferenzen möglich, allerdings allenfalls mit einem zusätzlichen Chat als Feature. Ansonsten ist die Videotelefonie tatsächlich nur, wie der Name schon sagt, ein Telefonat, bei dem man den

gegenüber sehen kann. Wer also hauptsächlich auf der Suche nach mehr visueller Interaktion während Telefonaten ist und keine weiteren Features benötigt, für den ist eine Videotelefonie Software ausreichend.

Webinar-Software – Wissensvermittlung leicht gemacht

Egal ob Produktpräsentation, interner Vortrag oder fachliche Konferenz – wer präsentieren möchte, braucht ein Webinar-Tool.

Ein Webinar, oft auch Online-Seminar genannt, ist die 1:1-Übersetzung eines Vortrages in die digitale Welt. Im Gegensatz zum Meeting, liegt der Fokus hier auf der Präsentation. Dafür sind Teilnehmer:innen nicht gleichberechtigt, sondern agieren hier in erster Linie als Konsument während Moderator:innen interagieren und präsentieren. Nichtsdestotrotz gibt es viele Funktionen, die die Kommunikation zwischen Moderator:innen und Teilnehmer:innen verbessern und das Webinar spannender und interaktiver gestalten – Umfragen, Handzeichen und die Aktivschaltung einzelner Teilnehmer:innen beispielsweise für Wortbeiträge sind nur einige davon.
Die Nutzung von Webinar-Tools wirkt sich bei vielen Unternehmen sehr positiv auf die interne und externe Wissensvermittlung aus, denn sie spart sowohl Zeit als auch Ressourcen, da beispielsweise Reisekosten – und Zeit gänzlich wegfallen.

Webinar in einem Browser mit Chatfunktion von edudip

All-in-one-Software – immer das richtige Tool zur richtigen Zeit

So verschieden wie die einzelnen Tools im Rahmen der Videokonferenz-Software sind, so verschieden sind auch die Anwendungsgebiete innerhalb eines Unternehmens. So benötigen manche Abteilungen einfach nur ein interaktives Meeting-Tool für den täglichen Austausch, während es für andere Bereiche innerhalb des Unternehmens unerlässlich ist, ein Webinar-Tool zur Verfügung zu haben, beispielsweise, um Schulungen für Mitarbeiter:innen oder Kund:innen durchzuführen.

Für Unternehmen, die langfristig auf Digitalisierung setzen wollen, lohnt es sich daher ein All-in-One-Tool zu nutzen.

All-in-one Tools sind eine Kombination aus Webinar- und Meeting-Tool. Sie dienen als langfristige Lösung und sind weniger für den kurzfristigen Bedarf geeignet.

Vielmehr soll dem Kunden hierdurch die Suche nach dem passenden Tool erleichtert werden. Hierbei liegt der Fokus darauf, dass Kund:innen mit der Buchung eines Produktes zu einem festen Preis all das erhalten, was ihr Unternehmen für erfolgreiche Videokonferenzen benötigen.

Fazit

Um das richtige Tool für Ihr Unternehmen zu finden, ist es unerlässlich, den eigenen Bedarf zu ermitteln

1.) Bewerten Sie die Situation abteilungsübergreifend

die Marketingabteilung wird einen anderen Bedarf haben, als der Vertrieb oder aber die Geschäftsführung – prüfen Sie, welches Tool verschiedene Anforderungen abdeckt.

2.) Schaffen Sie Einheitlichkeit

die Nutzung unterschiedlicher Tools in verschiedenen Abteilungen, führt, spätestens bei der abteilungsübergreifenden Kommunikation, zu großen Hürden.

Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Software zur Verfügung, mit der im ganzen Unternehmen gearbeitet werden kann. Das spart nicht nur Kosten, sondern erleichtert auch gleichzeitig Prozesse, wie beispielsweise die Einarbeitung und Kommunikation.

3.) Prüfen Sie die Digitalisierung-Stand Ihres Unternehmens

vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen bereits mit einer Meeting-Software im Homeoffice, Seminare und Vorträge finden aber weiterhin in Präsenz statt. Prüfen Sie, ob es Sinn macht, auch noch weitere Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens zu digitalisieren und ob sich hier ein weiterer Bedarf für Videokonferenz-Software ergibt.

Sofern Sie den Bedarf Ihres Unternehmens ermittelt haben, wird es Ihnen leicht fallen, sich für das richtige Tool zu entscheiden. Testen Sie dann die Angebote verschiedener Anbieter und lassen Sie bestenfalls vertrieblich dazu beraten.

Wir raten Ihnen zudem, sich vor der Buchung eines Tools intensiv mit den Themen Cyber-Security, Datensicherheit und Datenschutz auseinanderzusetzen. Hier finden Sie zu diesem Thema einen interessanten Beitrag der Stiftung Datenschutz.

Kritische Daten, beispielsweise Mitarbeiter- und Kundendaten sowie Chatverläufe, Präsentationen und Nutzungsdaten werden bei vielen Anbietern auf außereuropäischen Servern gespeichert, zudem können außereuropäische Unternehmen zur Herausgabe der Daten verpflichtet werden. Hier ist es wichtig vorzusorgen.

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