Heute erläutern wir Ihnen alle Funktionen und Einstellungen des Webinar-Raums aus Moderatoren-Sicht.

UPDATE: Aktuell können Sie beim Anlegen Ihrer Webinare, Meetings und Online-Schulungen individuell entscheiden, ob Sie für Ihre Veranstaltung die klassische Version oder das neue virtuelle Klassenzimmer nutzen möchten. Wenn Sie mehr über die Funktionen der klassischen Ansicht erfahren möchten, sind Sie hier richtig. Sollten Sie mehr über die Funktionen und Möglichkeiten des neuen Virtual Classrooms erfahren wollen, lesen Sie bitte hier weiter.

Nachdem wir Ihnen bereits den Webinar-Raum aus Teilnehmer-Sicht erläutert haben, möchten wir Ihnen die Funktionen und Einstellungen im Webinar-Raum aus der Moderatoren-Sicht vorstellen.

Nach dem Betreten des Webinar-Raums erscheint, insofern Sie die Kameraübertragung beim Betreten aktiviert haben, Ihr Kamerabild rechts oben in der Ecke Ihres Bildschirms. Ihre Teilnehmer sehen Sie jedoch nur, wenn das Webinar aufgrund der eingestellten Startzeit bereits automatisch begonnen hat oder Sie Ihr Webinar über den Button “Jetzt starten” manuell starten.

Auf der linken Bildschirmseite sehen Sie die Präsentationsfläche Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie zwischen den Funktionen wechseln, erscheinen dort für Ihre Teilnehmer sichtbar, Ihre Folien, das Whiteboard, Youtube-Videos, Umfragen, der geteilte Bildschirm, Kamera-Modus oder der vergrößerte Chat.

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Breakout-Räume

Nach Start der Veranstaltung haben Sie Zugriff auf die Breakout-Räumeund am oberen rechten Bildschirmrand erscheint der Button für die Gruppenräume. Mit den Breakout-Räumen können Sie Ihre Teilnehmer einfach und schnell in kleinere Gruppen aufteilen. Weitere Informationen zu den Gruppenräumen, finden Sie hier in unserem Blogbeitrag über die Breakout-Räume

Der Chat-Bereich

Natürlich steht Ihnen als Moderator, wie auch Ihren Teilnehmern, die Chatfunktion zur Verfügung. Der Chat befindet sich auf der rechten Seite des Webinar-Raums neben der Teilnehmerliste. Hier haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Teilnehmern und Co-Moderatoren schriftlich zu kommunizieren, indem Sie Ihre Nachricht in das vorgegebene Feld eingeben. Durch die Auswahl der Felder „Alle Teilnehmer” oder „Nur Moderatoren” entscheiden Sie, an wen Sie Ihre Nachrichten adressieren möchten. Zusätzlich haben Moderatoren die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer privat anzuschreiben.

Die Teilnehmerliste

Die Teilnehmerliste befindet sich am rechten Bildschirmrand. Sie können in der Teilnehmerliste sehen, wer und wieviele Teilnehmer sich in Ihrem Webinar befinden. Sie bekommen als Moderator neben dem Namen eines Teilnehmers zwei Symbole angezeigt. Möchten Sie Kamera- und Audio-Übertragung eines Teilnehmers aktivieren, klicken Sie auf das kleine Männlein mit Pluszeichen. Möchten Sie den Teilnehmer zum Co-Moderator machen, wählen Sie die kleine Krone und erteilen dem Teilnehmer somit die Rechte eines Moderators. Es besteht die Möglichkeit, Teilnehmer über das „x“ Symbol rechts neben dem Namen aus der Veranstaltung zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass der entfernte Teilnehmer nicht mehr der aktuellen Veranstaltung beitreten kann.

6 Ansichten – Hauptfunktionen im Webinar-Raum

Die verschiedenen Ansichten des Webinar-Raums befinden sich links neben Ihrem Kamerabild. Ihnen stehen sechs Ansichten zur Auswahl, zwischen denen Sie hin und her wechseln können. 

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Die Organisation in Ansichten ermöglicht einen schnellen und einfachen Wechsel zwischen den verschiedenen Funktionen. Jedes Mal, wenn Sie die Ansicht wechseln, wechseln auch Ihre Teilnehmer die Ansicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Teilnehmer sehen, wie Sie eine Umfrage oder ein YouTube-Video vorbereiten, sie sehen die Inhalte sobald Sie diese gestartet haben.

Präsentationsansicht: The stage is yours!

Wählen Sie das Ordnersymbol, wenn Sie neue Dokumente hochladen oder zur Zeichenfläche wechseln möchten. Zum Hochladen Ihrer Unterlagen klicken Sie auf “Datei hochladen” und wählen die gewünschten Dateien von Ihrem Computer aus. Unter dem Ordner-Icon finden Sie das Symbol für die Folienvorschau. Klicken Sie dieses an, um sich Ihre Dokumente anzeigen zu lassen und schnell zwischen den verschiedenen Folien hin und her springen zu können.

Durch das Anklicken des Symbols für Zeichenwerkzeuge, öffnet sich eine Auswahl an verschieden Farben, Formen und Funktionen. Diese können Sie nun nutzen, um sich auf der Zeichenfläche oder auf Ihren hochgeladenen Dokumenten kreativ auszutoben. 

Pointer: Unter dem Zeichenwerkzeug-Icon befindet sich ein Pfeil-Symbol, welches für den Pointer steht. Während andere Funktionen gleichzeitig aktiviert sein können, muss der Pointer deaktiviert sein, damit Sie die Möglichkeiten der Farbpalette nutzen können.

Texteingabe:Neben den Zeichenoptionen stehen Ihnen außerdem auch die Texteingabe zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf das Symbol mit dem großen T, um den Schreibmodus zu aktivieren. Wählen Sie eine Schriftfarbe und klicken Sie in die Zeichen- bzw. Präsentationsfläche, um das Texteingabefeld zu öffnen. Geben Sie Ihren gewünschten Text ein, wählen Sie die Schriftgröße, klicken Sie auf “Ok” und platzieren Sie Ihren Text.

Seite leeren & Screenshot:Falls Sie die hinzugefügten Texte und Malereien wieder entfernen möchten, nutzen Sie einfach das Mülleimer-Icon. Um einen Screenshot Ihrer Folie zu machen, klicken Sie auf das Kamera-Symbol und machen ein Foto Ihres Bildschirms. Dieses wird anschließend als png. Datei in Ihren Downloads gespeichert.

Whiteboard: Das kleine Vorhängeschloss dient zur Aktivierung und Deaktivierung der Zeichenfläche und befindet sich unterhalb des Pointer-Symbols. Zunächst können Sie nur als Moderator oder Co-Moderator die Optionen zum Zeichnen nutzen. Wenn Sie Ihren Teilnehmern ebenfalls die Möglichkeit geben möchten, sich zeichnerisch einzubringen, klicken Sie auf das Vorhängeschloss, um die das Whiteboard für jedermann zu aktivieren. Bei nochmaligem Anklicken des Vorhängeschlosses deaktivieren Sie diese Option. 

Screensharing-Ansicht: Mein Bildschirm, dein Bildschirm!

Kommen wir zur Screensharing-Ansicht. Um das Screensharing zu aktivieren, klicken Sie auf das Bildschirm-Icon links neben Ihrem Profilbild. Sie haben die Möglichkeit zwischen dem gesamten Bildschirm, einem Anwendungsfenster und einem Tab zu wählen. Wählen Sie die gewünschte Option aus und klicken dann auf den Teilen-Button. Ihre Teilnehmer sehen nach Freigabe alles was auf Ihrem Bildschirm, Browser-Fenster oder Tab passiert. Um die Ansicht vom Screensharing zu beenden, klicken Sie auf “Freigabe beenden”.

YouTube-Ansicht: Videos abspielen

Weiter geht es mit der YouTube-Ansicht. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen während der Veranstaltung YouTube-Videos abzuspielen. Dazu klicken Sie zunächst auf das YouTube-Icon links neben Ihrem Anzeigebild. 

Falls Sie während Ihres Webinars ein oder mehrere YouTube-Videos abspielen möchten, sollten Sie diese Videos unbedingt vorher in Ihre Videoliste aufnehmen. Um ein Video hinzuzufügen, ist es am einfachsten das gewünschte Video auf YouTube zu öffnen, den YouTube-Link zu kopieren, diesen dann in das Feld “ YouTube Link oder Video-ID” einzufügen und auf “Video hinzufügen” zu klicken.

Möchten Sie das Video während Ihres Webinars abzuspielen, brauchen Sie dieses nun einfach nur noch anzuklicken. Klicken Sie einfach auf das nächste Video, um zu einem anderen Video zu wechseln. Beenden Sie das Video indem Sie das Feld “Video beenden” anklicken, welches sich mittig über dem YouTube Video befindet.

Kameramodus-Ansicht: Kamera läuft … und Action

Sie können Ihre Präsentation im Fullscreen-Webcam-Modus halten und werden so von Ihren Teilnehmern optimal gesehen. Dazu klicken Sie auf das Personensymbol um zwischen verschiedenen Kamera-Ansichten auswählen oder wechseln zu können. Um die Übertragung der verschiedenen Ansichten zu beenden, verlassen Sie einfach die Ansicht.

Fokus-Modus:Bisher wird Ihnen Ihr Kamerabild in der oberen rechten Ecke angezeigt. , starten Sie den Fullscreen-Fokusmodus, um Ihr Kamerabild in voller Größe auf der linken Seite im Webinar-Raum zu präsentieren. 

Kachel-ModusUm den Kachelmodus zu aktivieren wählen Sie das Symbol mit dem zerteilten Quadrat unterhalb des Icons für den Fokus-Modus. Nun ist nicht nur Ihre, sondern außerdem die Webcam-Übertragung Ihrer Co-Moderatoren im Webinarraum zu sehen. Dazu müssen Sie die jeweiligen Teilnehmer zunächst zu Moderatoren ernennen, indem Sie die kleine Krone neben dem Namen der gewünschten Teilnehmer anklicken. 

Umfrage-Ansicht: Feedback in Kuchenform!

Umfragen bieten eine optimale Möglichkeit, Webinar-Teilnehmer interaktiv in die Veranstaltung mit einzubinden und hilfreiches Feedback einzuholen. Sie können Ihre Umfragen bereits vor dem Webinar erstellen oder aber auch erst spontan während des Webinars erstellen.

Um eine Umfrage zu erstellen, klicken Sie zunächst auf das Icon mit dem Kuchendiagramm und dann auf den Button “Neue Umfrage erstellen”. Benennen Sie Ihre Umfrage, formulieren Sie eine Frage, geben Sie verschiedene Antwortmöglichkeiten vor und legen Sie fest, ob Sie Mehrfachantworten erlauben. 

Wenn Sie die Umfrage im Voraus geplant haben, speichern Sie diese mit dem Speichern-Button oder starten Sie die Umfrage wenn Sie sich im laufenden Webinar befinden. Ihre Teilnehmer sehen Ihre Vorbereitungen nicht, sondern bekommen nur angezeigt, dass Sie sich in der Umfrage-Ansicht befinden. 

Erst wenn Sie auf “Start” klicken wird Ihren Teilnehmern, die gerade erstellte oder eine aus Ihrer Liste ausgewählte Umfrage angezeigt. Um die Umfrage zu beenden und Ihren Teilnehmern das Ergebnis mitzuteilen, klicken Sie auf den Button “Ergebnisse präsentieren”. Wenn Sie den Button “Umfrage beenden” wählen, wird Ihre Umfrage beendet und das Ergebnis verworfen, ohne das Sie dieses Ihren Teilnehmern präsentiert haben.

Umfrage-Moderatoren

Chat-Ansicht: Alles im Blick

Besonders bei Fragerunden oder Experteninterviews liegt das komplette Augenmerk der Veranstaltung auf dem Chat. Die Chat-Ansicht ermöglicht es Ihnen in solchen Events den Chat-Bereich noch mehr in den Fokus zu rücken. Wenn Sie die Chat-Ansicht aktivieren möchten, klicken Sie auf das Icon mit zwei Sprechblasen. Der Chat wird nun auf der gesamten Größe der Präsentationsfläche dargestellt und die Lesbarkeit durch eine vergrößerte Schrift und ein mehrzeiliges Eingabefenster optimiert. So steht die Kommunikation mit den Teilnehmern ganz klar im Vordergrund. Sobald Sie zu einer anderen Ansicht wechseln, wird der Chat wieder kleiner auf der rechten Seite eingeblendet.

Nun sollten die Hauptfunktionen und Ansichten, die Ihnen als Moderator während des Webinars zur Verfügung stehen, ausführlich erläutert sein. Wie bei den meisten Sachen ist es auch beim Moderieren eines Webinars so: Übung macht den Meister! Je mehr Webinare Sie halten, desto schneller werden Sie routiniert im Umgang mit den verschiedenen Werkzeugen sein. 

Einstellungen im Webinar-Raum

Werfen wir nun einen Blick auf die Einstellungsmöglichkeiten im Webinar-Raum. Klicken Sie dazu auf den Schraubenschlüssel am unteren Bildschirmrand. Durch das Setzen eines Häkchens können Sie dort verschiedene Optionen aktivieren. Beachten Sie, dass die Konfigurationen nicht gespeichert werden, wenn Sie den Webinar-Raum verlassen.

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  • Privater Chat: Wenn Sie den privaten Chat aktivieren, nehmen Sie Teilnehmern die Option, sich öffentlich mitzuteilen. Die Nachrichten von Teilnehmern können nur von Moderatoren gelesen werden. Teilnehmer sehen nur die eigenen Chatnachrichten und die des Moderators. Moderatoren können jedoch weiterhin allen Teilnehmern öffentlich schreiben. 
  • Private Teilnehmerliste: Die Aktivierung der privaten Teilnehmerliste bedeutet, dass die Teilnehmerliste für Teilnehmer im Webinar-Raum nicht mehr sichtbar ist. Alle Moderatoren sehen die Teilnehmerliste weiterhin.
  • Name neben Laserpointer: Bei Aktivierung erscheint hier der Name des aktiven Teilnehmers oder Moderators neben dem Laserpointer. Der Name der federführenden Person wird neben dem Zeiger für alle Webinar-Teilnehmer angezeigt.
  • Chat löschen bei Start: Den Chat bei Webinar-Start löschen bedeutet, dass Nachrichten, die vor Beginn des Webinars von zu früh erschienenen Teilnehmern verfasst wurden, gelöscht werden.
  • Aktiven Sprecher fokussieren: Bei einem Häkchen im Feld „Aktiven Sprecher fokussieren“ wird der sprechende Moderator in den Vordergrund gerückt und im Kameramodus automatisch vergrößert.
  • Handzeichen entfernen: Handzeichen der Teilnehmer werden solange angezeigt, bis Teilnehmer diese selbst entfernen. Mit dem Setzen eines Häkchens an dieser Stelle, verschwinden die Handzeichen der Teilnehmer automatisch nach 15 Sekunden.
  • Desktop-Benachrichtigungen: Durch das Setzen eines Häkchens bestimmen Sie hier, ob Sie während des Webinars den Erhalt von Desktop-Benachrichtigungen zulassen und ob Sie bei Stummschaltung Ihres Mikrofons eine Warnung erhalten.

Über den Systemcheck im Webinar-Raum gehen Sie sicher, dass Kamera und Mikrofon angeschlossen und auch systemseitig erkannt werden. Zudem können Sie hier die gewünschten Geräte auswählen oder Ihre Lautstärke regeln. Des weiteren erhalten Sie eine Videovorschau Ihrer Webcam und haben die Möglichkeit Ihre Mikrofon-Aktivität zu überprüfen.

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